Satınalma el kitabı
Satınalma birimleri çalışanları genellikle bu işe tesadüfen geçerler (Ghamami). Bu sebeple ekibe her yeni katılan üyeye süreçler, organizasyon yapısı, yapılması gerekenler, yapılmaması gerekenler (Örneğin pazarlık ve toplantı stratejileri) hakkında detaylı bilgi vermek gerekiyor.
Bu sayede projeler arası anlayış ve işleyiş farklılıkları da giderilebilecektir.
Satınalma prosedürleri ve prosedürler haricindeki genel kuralların ve stratejilerin belirlendiği bir satınalma el kitabının oluşturulması, hem yukarıdaki sorunları giderecek hem de söz konusu el kitabı hazırlanırken oluşturulacak fikir sepeti ile tüm firma bünyesindeki satınalma birimlerine önemli bir katkı sağlanacaktır.
Aynı zamanda söz konusu çalışma ERP sistemine dâhil edilmelidir.
Plansız siparişler
Firmalar proje bütçelerinin önemli bir kısmını, satın alınacak malzemeler için ayırırlar. Burada ekonomik katkıyı planlı alım sağlar. (Nebol, 2014 Ocak)
Saha ekipleri ile satınalma birimleri aynı hedefi paylaşmadıklarından dolayı, saha ekipleri sipariş vermekte önemli oranda geç davranmaktadırlar. Son ana bırakılan plansız siparişin teslim tarihi bilgisini üstlerine vererek, satınalma birimi üzerinde olağanüstü baskı oluşturmaktadırlar.
Söz konusu plansız alımların oluşturduğu baskı, hem düşük fiyat alınmasını engelleyebilir hem de diğer siparişlere daha az zaman ayrılması sebebi ile aksaklıklara yol açabilir. Oluşan stres her iki tarafın verimini/performansını olumsuz şekilde etkileyebilir.
Bu sıkıntıları en aza indirgemek amacıyla satınalma birimleri, saha içinden ileriki siparişler ile ilgili bilgi alma ve/veya bazı malzemeler için minimum stok tutma yoluna gitmektedir. Lakin bu her malzeme için mümkün olamamaktadır.
Plansız sipariş, alım ve stok tutma maliyetlerini doğrudan olumsuz yönde etkiler. Çözüm için ortak bir irade oluşturulmalıdır.
Aynı şekilde saha ekipleri tarafından iptal edilen siparişler de, tedarikçiler nezdinde satınalma biriminin gücünü kırmakta ve uzun vadede önemli maddi zararlar vermektedir.
Birimler arası iletişim kopukluğu
Tedarikçiler ile uzun ve zorlu süreçler sonucunda kurulan yakın işbirliği ve güven ortamı, satınalma yetkilisi veya yöneticisi hataları ile ya da diğer birimlerin sebep olduğu sorunlar nedeni ile kolaylıkla zarar görebilmekte.
“Para bizde biz ne diyorsak o!” anlayışı, küçük tedarikçiler ile çalışmayı ya da çalışılmaya zorunlu olan tedarikçiler ile istenilen şartlarda çalışılamamasını doğurmaktadır. Dolayısı ile güven ve yakın ilişkilerin rolü önemlidir. Piyasada bazı ürün gruplarında tedarikçi sayısı az olabilmektedir (İş güvenliği malzemeleri, hazır beton (yakınlık esası), elektrikli el aletleri, vb.). Bu sebeple tedarikçiler ile ilişkilerin sürekli belirli bir seviyede tutulması gerekmektedir.
Eksik bilgi ile yanlış, acil veya iptal edilen siparişler, satınalma birimlerini zorlamakta ve hata yapmaya sevk etmektedir. Oluşan stres, tecrübe eksikliğinden veya imkânsızlıklardan dolayı iyi yönetilememesi sonucunda, tedarikçi ile ilişkiler ilk başladığından daha kötü bir duruma gelebilir. Uzun süreli ve/veya yüksek alım bütçeli projelerde bu sorun daha büyük önem kazanmaktadır.
Bunu önlemek için satınalma birimi çalışanları belirli belirsiz aralıklar ile saha ekiplerini herhangi bir ihtiyaçlarının olup olmadığı konusunda yoklamaktadırlar. Lakin bu her zaman istenen sonuca götürmemektedir.
Zincir en zayıf halkası kadar kuvvetlidir mantığından yola çıkarak, bu konuya getirilecek çözümün maliyetlere olumlu etkisi büyük olacaktır.
Teklifler (BID Tabulations)
Siparişlerin alıma dönüşmesinden önceki aşama olan teklif toplama aşamasında bazı durumlarda birçok firma ile irtibata geçilmektedir.
Bazı özellikli malzeme gruplarında teknik bilgi önem kazanmaktadır. Özellikli malzeme alımlarında ilgili birimlerden oluşturulacak çapraz fonksiyon grupları sayesinde, malzeme hakkındaki detay bilgilere daha rahat ulaşılabilecektir.
Alınan tekliflerin BID Tabulation formuna aktarılması Excel ortamında yapılmakta. Ek iş gücü sebebi ile birim çalışanları mümkün olduğunca bu formu hazırlamaktan kaçınmaktalar. Çünkü zaten ERP sisteminde mevcut olan malzeme ve firma isimleri gibi bilgiler, tekrar tekrar girilmektedir. Oysa ERP sisteminin içine eklenecek ek bir modül sayesinde, sipariş bazında BID Tabulation hazırlanabileceği için, girilecek bilgiler sadece fiyat ve termin gibi bilgiler olacaktır. Üst yönetimin dijital onayı sonrası, herhangi basılı bir evraka gerek kalmadan süreç sonuçlanacaktır.
Ayrıca ERP sistemine girilecek fatura bazında toplam tutar limiti ile, BID Tabulation yapılmamış alımların onaya sunulması engellenmelidir. Tabi bu arada faturaların parçalanarak sistemi alt etme yönteminin de önünde geçilmesi gerekmektedir.
Kaynaklar
Ghamami, O. (tarih yok). Omid Ghamami.
Nebol, E. (2014 Ocak). Tedarik Zinciri ve Lojistik Yönetimi (3. Baskı). İstanbul, Türkiye: Beta Basım A.Ş.
1 Mayıs 2016 - İstanbul
