Kilit Performans Göstergeleri (KPI)
Yarının iyi planlanabilmesi için, bugünün ve dünün doğru ve iyi raporlanması gerekmektedir. Kilit Performans Göstergeleri (KPI), satınalma birimleri tarafından yeterince değer görmemektedir. Anlık durum sistemden raporlanarak mevcut durumu görüp, ona göre kontrol etme ve akabinde harekete geçme düzeni ile çalışılmakta. Bu sistemin yetersiz ve eksik yönleri vardır.
Yüksek bütçeli alım yapılan tedarikçilere yoğunlaşma genel olarak, bir sistem dâhilinde değil, bilakis kişisel tercihlere göre yapılmakta. Bunun (Pareto / ABC Analizi gibi) sisteme dâhil edilmesi, zamanı verimli kullanarak doğru tedarikçilere odaklanma açısından büyük fayda sağlayacaktır.
Kilit Performans Göstergeleri veriyi bilgiye çeviren, hedef içeren, hedefe yaklaşımı ve eğilimi gösteren, mikrodan-makroyu makrodan-mikroyu görmeyi sağlayan, performans motivasyonu sağlayan, bilmediklerimiz ve/veya farkında olmadıklarımız hakkında bilgi veren, bütünün gereksiz parçalarını ayıran, karşılaştırılabilir raporlardır.
KPI ‘ların olabildiğince otomatik olması, dönem sonunda uzun süre çalışılması ile değil, gerekli olduğu anda raporlanabilmesine olanak tanır ve bu sayede anlık kontrol sağlar (Hem bilgisayar tekniği, hem de sunum sadeliği bakımından).
Tabi KPI ‘ların her şeyi kapsamaması gerekiyor. Basit güzeldir ve etkilidir.
Kilit Performans Göstergeleri aynı zamanda stratejinin de yansıması olduklarından, diğer gruplar ile ortak hedefi göstermelidir. Örneğin satınalma birimi, minimum stok miktarını fazla tutmak ister, ama maliyet kontrol birimi, harcamaları asgari düzeyde tutmak için, minimum stok miktarının en alt düzeyde olmasını ister. İşte bu iki hedefi birleştirerek, stok tutma maliyetini düşürecek ve aynı zamanda yeteri malzemenin stokta olmasını sağlayacak bir KPI sisteminin oluşturulması firmaya büyük yarar sağlayacaktır.
Değerden ziyade hedef içeren, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefli, sade ve anlaşılabilen bir KPI sistemi, satınalma birimini olumlu etkileyecektir. Örneğin belirlenmiş birkaç hedef göstergenin çalışma ortamında görünmesi, motivasyonu ve performansı olumlu yönde etkileyecektir.
Örnek Kilit Performans Göstergeleri başlıkları ve amaçları;
Tedarikçi sınıfları bazında alım yüzdesi (Tercihli, onaylı, vb.)
=> Hangi tip firmalar ile çoğunlukla çalışılıyor
Dönem bazında açık sipariş miktarı
=> Satınalmacı performansı
Dönem bazında avansta bekleyen tutarın, toplam dönemsel alıma oranı
=> Nakit Akışı ‘na katkıyı arttırma
Dönem bazındaki stok tutarının, toplam dönemsel alıma oranı,
=> Nakit Akışı ‘na katkıyı arttırma
Sipariş tepki süresi
=> Satınalmacı tepki performansı
Anlaşılan tarihte teslim oranı
=> Tedarikçilerin mal teslim performansı
Ürün grubu bazında alım tutarı
=> Hangi gruplara daha çok önem verilecek
Dönem bazında aktif tedarikçi sayısı
=> Genel görünüm
Ürün grubu bazında minimum stok tutarı
=> Stokta tutma maliyeti performansı
Dönemsel bazda değerlendirmeye tabi tutulan tedarikçi sayısı
=> Satınalma biriminin değerlendirme konusuna özeni
Tedarikçi performans eğilimi grafiği
=> Tedarikçilerin aldıkları puanların dönemsel eğriye göre gidişat kontrolü
vb.
6 Mayıs 2016 - İstanbul