KPI - Key Performance Indicators / Kilit Performans Göstergeleri

KPI – Key Performance Indicator / Anahtar Performans Göstergesi Nedir?

Yarının iyi planlanabilmesi için, bugünün ve dünün doğru ve iyi raporlanması gerekmektedir. Kilit Performans Göstergeleri (KPI), satınalma birimleri tarafından yeterince değer görmemektedir. Anlık durum sistemden raporlanarak mevcut durumu görüp, ona göre kontrol etme ve akabinde harekete geçme düzeni ile çalışılmakta. Bu sistemin yetersiz ve eksik yönleri vardır.

Yüksek bütçeli alım yapılan tedarikçilere yoğunlaşma genel olarak, bir sistem dâhilinde değil, bilakis kişisel tercihlere göre yapılmakta. Bunun (Pareto / ABC Analizi gibi) sisteme dâhil edilmesi, zamanı verimli kullanarak doğru tedarikçilere odaklanma açısından büyük fayda sağlayacaktır.

Kilit Performans Göstergeleri veriyi bilgiye çeviren, hedef içeren, hedefe yaklaşımı ve eğilimi gösteren, mikrodan-makroyu makrodan-mikroyu görmeyi sağlayan, performans motivasyonu sağlayan, bilmediklerimiz ve/veya farkında olmadıklarımız hakkında bilgi veren, bütünün gereksiz parçalarını ayıran, karşılaştırılabilir raporlardır.

KPI ‘ların olabildiğince otomatik olması, dönem sonunda uzun süre çalışılması ile değil, gerekli olduğu anda raporlanabilmesine olanak tanır ve bu sayede anlık kontrol sağlar (Hem bilgisayar tekniği, hem de sunum sadeliği bakımından).

Tabi KPI ‘ların her şeyi kapsamaması gerekiyor. Basit güzeldir ve etkilidir.

Kilit Performans Göstergeleri aynı zamanda stratejinin de yansıması olduklarından, diğer gruplar ile ortak hedefi göstermelidir. Örneğin satınalma birimi, minimum stok miktarını fazla tutmak ister, ama maliyet kontrol birimi, harcamaları asgari düzeyde tutmak için, minimum stok miktarının en alt düzeyde olmasını ister. İşte bu iki hedefi birleştirerek, stok tutma maliyetini düşürecek ve aynı zamanda yeteri malzemenin stokta olmasını sağlayacak bir KPI sisteminin oluşturulması firmaya büyük yarar sağlayacaktır.

Değerden ziyade hedef içeren, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefli, sade ve anlaşılabilen bir KPI sistemi, satınalma birimini olumlu etkileyecektir. Örneğin belirlenmiş birkaç hedef göstergenin çalışma ortamında görünmesi, motivasyonu ve performansı olumlu yönde etkileyecektir.

Örnek Kilit Performans Göstergeleri başlıkları ve amaçları;

Tedarikçi sınıfları bazında alım yüzdesi (Tercihli, onaylı, vb.)

=> Hangi tip firmalar ile çoğunlukla çalışılıyor

Dönem bazında açık sipariş miktarı

=> Satınalmacı performansı

Dönem bazında avansta bekleyen tutarın, toplam dönemsel alıma oranı

=> Nakit Akışı ‘na katkıyı arttırma

Dönem bazındaki stok tutarının, toplam dönemsel alıma oranı,

=> Nakit Akışı ‘na katkıyı arttırma

Sipariş tepki süresi

=> Satınalmacı tepki performansı

Anlaşılan tarihte teslim oranı

=> Tedarikçilerin mal teslim performansı

Ürün grubu bazında alım tutarı

=> Hangi gruplara daha çok önem verilecek

Dönem bazında aktif tedarikçi sayısı

=> Genel görünüm

Ürün grubu bazında minimum stok tutarı

=> Stokta tutma maliyeti performansı

Dönemsel bazda değerlendirmeye tabi tutulan tedarikçi sayısı

=> Satınalma biriminin değerlendirme konusuna özeni

Tedarikçi performans eğilimi grafiği

=> Tedarikçilerin aldıkları puanların dönemsel eğriye göre gidişat kontrolü

KPI Neden Gereklidir?

Ölçmeden tasavvur etmenin imkansızlığı (You can’t manage anything, unless you measure it)
Sistemin işleyip işlemediğini veya nasıl işlediğini görmek ve geliştirmek
Veriyi bilgiye çevirir
Objektif, aynı tarzda ve titiz resim görmeyi sağlar
Ekibin kontrolünün yapılması ve eksik yönlerini görerek öğrenme ve gelişimin sürekliliğini sağlar
Ekibin kendilerini geliştirmeleri gereken yönlerini görmeleri sağlar
Geçmişi, güncel durumu ve geleceği gösterir ve bu şekilde doğru hedefleme sağlar
Hedeflere yaklaşımı gösterir
Stratejik hedefler oluşturulmasını ve takibini sağlar
Eğilimleri ve geliştirilecek noktaları gösterir
Uzun vadeli stratejiler hakkında fikir verir
Performans motivasyonu sağlar
Bütünün gereksiz parçalarını ayırıp, doğru noktalara odaklanmayı sağlar
Ana konulara yoğunlaşmayı sağlar. Aynen bir doktora gittiğinizde rutin olarak nabız, tansiyon, kollesterol, BMI göstergelerine baktığı gibi.
Boşa geçen zamanı görmek (Muda efekti)
Bilmediğimiz veya farkında olmadıklarımız hakkında geri bildirim verir
Beyin fırtınalarına temel oluşturur
Genel algıyı, doğru içerikli sade raporlama sayesinde gerçekliğe dönüştürür
Karşılaştırılabilir raporlamalar sağlar
Zincir reaksiyonları görmeyi sağlar

KPI ‘ların içeriği ne olmalıdır?

Tüm hikayeyi anlatmalı (iş sıralaması, gelişim, sorunlar, sorunların kökeni)
Genel geçer kriterler yerine, bunların ışığında yapıya ve stratejiye yönelik kriterler oluşturulmalı
Beklentileri göstermeli
Basit ve kolay anlaşılır şekilde düzenlenmeli, özet ve detay bilgiler ayrı sayfalara konmalı. Aksi takdirde ICE etkisi doğurur
--- Identify everything that is easy to measure and count
--- Collect and report the data on everything that is easy to measure and count
--- End up scratching your head thinking “What the heck are we going to do with all this performance data stuff?
Excel sayfasına benzememeli (Menüler, satır ve kolon başlıkları, klavuz çizgiler olmayacak)
Eğer çok fazla detay koymak gerekiyorsa, bu durumda sayfalara ayırmak gerekli ki tek sayfada yoğunluk olmasın ve belli kriter bazında grafik dağılımı yapılabilsin
Çok fazla bilgiye değil çok açık ve net bilgiye sahip olmalı
Detay sayfalarına sahip olmalı ve detay sayfalara grafik üzerindeki düğme ile ulaşılmalı
Grafik ve gösterge formatları birbiri aynı olmalı en ufak ayrıntısına kadar ki uyumluluk olsun, göz formattan dolayı konsantrasyonu kaybetmesin
Önceki KPI/KPI ‘lar ile arasındaki fark ve eğilimi göstermeli. Bu şekilde hem gidişat hakkında bilgi alınır hem de alınan tedbirlerin sonuçları tahlil edilebilir.
“Bir bakışta / At a glance” sayfası tüm kriterlerin özetinin görüldüğü bir sayfaya sahip olmalı ki üst düzey yetkili detaylara gömülmeden sonuçları görebilsin (KPI karşılaştırmaları, hedefler, kriter filtreleri, vb.)
Her bir “Kritik Başarı Göstergesi” “Critical Success Factor (CSF)” için göstergeler hazırlanmalı
Seviyeler (Level1, Level2, …) halinde olmalı

KPI ‘larda İşlem Sırası

Formatlanmamış veri hazırlanır
--- Verilerin format bakımından ham olması gerekir. Kolon birleştirmek, araya boş satır koymak gibi işlemler pivot tablo önünde engel teşkil eder.
Grafiksel sunum oluşturulur (Pivot Tablo / Dashboard, vb.)
Filtreler ayarlanır
Filtreler düzenlenir

Başlıca KPI Başlıkları

Sipariş kalemi miktarı
Açık olan sipariş kalem miktarı
Döngü analizleri;
Sipariş tepki süresi (Faturalandırma süresi) [Gün]
Fatura onay süresi [Gün]
Kontrat imza süresi [Gün]
İlk verilen teslim süresi ile revize teslim süresi arasındaki fark [%]
Gerçekleşen teslim süresi (Ödeme sonrası) [Gün]
Sipariş verenin istediği tarihte getirme oranı [%]
Tahmin edilen tarihte teslim oranı [%]
Tedarikçi kontrata uyum puanı [10’luk]
Alım tutarı [#]
Commodity harcamaları
ABC Analizine göre A grubundaki firma sayısı [adet]
Satınalmacı sayısı / Toplam şantiye personel sayısı [%]
Toplam alım tutarı / Satınalmacı sayısı [%]
Toplam alım tutarı / Aktif tedarikçi sayısı [%]
Aktif tedarikçi sayısı [adet]
Aktif tedarikçi sayısı / Toplam tedarikçi sayısı [%]
Stok tutarı (Minimum stok malzemeleri hariç) [tutar]
Minimum stok malzemeleri tutarı [tutar]
Minimum stok malzemeleri tutarı / Stok tutarı [%]
Minimum stok TAKT Zamanı analizi
Malzeme birim fiyat analizi (Belirli kriter yüzdesinden fazla artan/eksilenler) [%]
Anahtar malzeme birim fiyat analizi (Beton, çimento, demir, çelik boru, vb.) [%]
ABC Analizine göre grup bazında firma değerlendirme ortalaması [10’luk]
Ziyaret edilen tedarikçi sayısı [tutar]
Ziyaret edilen tedarikçi sayısı / Toplam tedarikçi sayısı [%]
Satınalma departmanının aylık maliyeti [tutar]
Stok tutma masrafı (Tüm ambar ekibi masrafı) [tutar]
Stok tutma masrafı / Stoktaki tutarı [%]
Ülke ve şehir haritası [harita]
Kalite sorunları başlıkları [%]
Denetim bulgu başlıkları ve düzeltme süreleri (İç ve dış olarak filtrelenecek) [gün]
Tahmin doğruluğu (Forecast Accuracy) [%]
Inventory Turnover
ROI-Return On Invest (Bu konuda bilgim yok, araştıracağım)
Spend Under Management (SOM) / Total spend (Sonucun %85 ‘ten fazla olması lazım) (Bu konuda bilgim yok, araştıracağım)
ScorCard (Bilbim yok araştıracağım)
Bazı kriter kalemlerinde ortalama, hedef ve durum karşılaştırmaları da olmalı (Grafiklerin içine koyulabilir)
Başarılı olan göstergelerin toplama oranı gösterilmesi [%]
Genel bazda ve gösterge bazında Mean Percent Error = ((Actual-Forecast)/Actual)/Periods [%]
Stok miktarı (Üretim yeri, ambar, yürüyen stok, bayideki stok) [%]
Ambar doluluk oranı [%]
Ürün grubu bazında tedarikçi sayısı
Tedarikçi değerlendirmesi (Tedarikçiler dönemsel bazda değerlendirilecek ve bunların sonuçları da raporlanacak, raporlarda çalışma uygunluğu ve kontrata uyum yüzdesi de çıkarılacak) [%]

--- a. Supplier Quality Rating = (Lots Accepted/Lots Inspected) x (Samples Accepted/Samples Inspected) x 100

--- b. Ratio of Rejection = $ Value of Goods Rejected/$ Value of Goods Received

KPI Raporu Filtre kriterleri

Satınalmacı
Emtia kodu / Commodity kodu
Kategori kodu / Ürün grubu
Malzeme (Girilen karakterleri içeren malzemeler)
Yıl aralığı
Ay aralığı
Tarih aralığı
Ülke
Şehir
Üst 10 / Alt 10 (Rakamlar değişebilir)
ABC Analizi grupları
Kur

KPI Raporu Grafik tipleri

Hız göstergesi
Trafik ışığı
Harita
Standart grafikler

KPI Gösterge Paneli / KPI Dashboard

Kullanım ve sunum kolaylığı açısından KPI Gösterge Paneli (KPI Dashboard) için kullanılabilecek belli başlı programlar aşağıdaki gibidir.

Aşağıda Power BI ile hazırladığım örnek bir Dashboard 'u görebilirsiniz

KPI ‘ların Ön Değerlendirmeden Geçirilmesi

Hazırlanan raporların üst yönetime sunulmadan evvel, departman içinde gözden geçirilmesi ve sonrasında çevre birimlerin de fikirlerinin alınması elzemdir. Konuya hakim olmayan kişilerin gözlemleri daha objektif ve değerlidir.

Hareket Planı

KPI ‘lar Bugünden geçmişe olduğu gibi geleceğe yönelik hedefler de içerdiğinden dolayı, her bir KPI sunumundan sonra varolan planın gözden geçirilmesi ve ileriye yönelik yeni hedeflerin konulması, esas değer katan nokta olacaktır.