Kalite kontrol birimleri, firma kültürünün oluşturulması konusunda insan kaynakları birimi ile birlikte firmaların belkemiğidirler.
Merkez ve şantiye denetimleri genellikle satınalma tecrübesi olmayan denetmenler tarafından yapılmakta. Birkaç denetim geçiren satınalma birimi, gelebilecek soruları bilebilmekte ve/veya cevapları bükebilmektedir.
Söz konusu denetimlerin, prosedürlere uygunluk kontrolünün yanında fikir alışverişi gibi de geçmesi gerekiyor. Prosedürler belirli zamanlarla güncellenmeli, çünkü zaman değişmekte ve yeni mantık ve fikirler ortaya çıkmakta. Satınalma birimlerindeki ve merkez kalite grubundaki tecrübelerin bu denetimler esnasında paylaşılarak neler nasıl iyileştirebilir ve geliştirebilir mantığı ile düşünülmesi gerekiyor. Ritmik bir gelişim olmadan firmaya kazanç sağlanamaz.
Öğrenilmiş derslerin şantiye sonunda değil de işte bu denetimler esnasında yazılması gerekiyor. Ki sorunun kök sebebine sistem daha canlı iken inilebilsin, sorun tam anlamıyla anlaşılabilsin, zincirleme etkileri hesap edilebilsin, bugüne kadar niye çözüm bulun(a)madığı anlaşılabilsin ve bazı çözümler denenebilsin. Proje sonunda yazılan öğrenilmiş dersler, ders değil bilakis öğrenilmiş sorunlardır, çünkü hâlihazırda canlı olmayan bir sistemin sorunlarının zincirleme etkileri hesap edilemeyeceği için, ortada gerçek manada bir ders te yoktur. Kök sebebine inilmeyen öğrenilmiş dersleri (sorunları) uygulamak çözüm değil, sadece harekete geçmek olur. Kök sebebi tam olarak anlaşılmayan sorunların hızlıca çözümü, uzun vadede olumsuz zincirleme etkilere sebep olur. Her bir sorun için minimum “5 Kere Neden Sorusu” sormak ve bunu da sistem canlı iken yapmak gereklidir.
Washington D.C. ‘deki Jefferson Anıtı olayı “5 Kere Neden Sorusu” ‘na güzel bir örnektir (https://www.ideachampions.com/weblogs/archives/2011/05/some_years_ago.shtml) (Marcum, 2004);
ABD Parkalar ve Anıtlar Dairesi Washington D.C. ‘deki Jefferson Anıtı ile ilgili, taşların yıpranması sorunuyla karşılaşmıştı. Yıpranan taşlar sebebiyle, bakım personeli boşa harcanan zamandan, bölgeyi ziyarete gelen turistler ise bakımsız görüntüden rahatsız olmaktaydı ve hem şikayetler hem de bakım masrafları gittikçe artmaktaydı.Aynı dönemde yapılmış olan diğer anıtlar ise sağlıklı şekilde durmaktaydı.
Yetkililer neden sorularını sormaya başladılar;
Neden sorusu => Yakın bölgedeki diğer anıtlar ile aynı dönemde yapılmış olmasına rağmen, neden bu anıt daha fazla yıpranıyor?
=> Güvercin pisliğinden dolayı kullanılan aşırı temizlik malzemeleri
Neden sorusu => Güvercinler neden bu anıta, diğer anıtlara nazaran daha çok gelmekte?
=> Hayli yoğun örümcek nüfusu
Neden sorusu => Örümcek nüfusunun yoğun olmasının nedeni nedir?
=> Pervane sürüsü
Neden sorusu => Pervane sürüsünün bulunma sebebi nedir?
=> DNA ‘larından dolayı, günbatımında sürü halinde, anıtın aydınlatmalarına geliyorlar
Neden sorusu => Işıkları birkaç saat daha geç açsak sorun çözülür mü?
=> EVET!
Nihayetinde sorun, hiçbir ek malzeme/ekipman ve personel ilavesi olmadan, sadece aydınlatmayı 2 saat geç açarak çözülüyor. Bunun sonucunda temizlik malzemeleri ve temizlik personeli maliyetleri düşüyor.
Merkezde biriken bu değerli bilgilerin, tüm satınalma birimlerinde çalışanlar ile paylaşılması gerekiyor. Tüm öğrenilmiş dersler, ERP sisteminin içerisine ayrı bir ana menü altında, konular halinde dizilip konulabilir. El altında kolay ulaşılabilirliği sayesinde merak oluşur ve kullanıcılar tarafından ara ara okunur. Bu da geçmişten ders alarak, geleceğe dair doğru perspektiflerin oluşturulmasını sağlar.
Prosedür ve öğrenilmiş derslerin işe yeni başlayan çalışanlara uyum programı dâhilinde, hâlihazırda çalışan arkadaşlara da belirli aralıklarla okutulması ve fikirlerinin alınması gerekiyor.
Merkez kalite kontrol biriminde mutlaka satınalma birimlerinde çalışmış bir denetmenin konumlandırılması veya merkez kalite biriminde çalışan bir denetmene, yoğun satınalma yapılan birden farklı tipte projede (Enerji, inşaat, vb.) bir müddet tecrübe kazandırılması çok yararlı olacaktır. Yukarıda da değinildiği gibi, bakış açısı sadece sistemi denetleme değil, aynı zamanda geliştirme şeklinde de olmalıdır. Ayrıca projelerdeki satınalma birimleri de bu bakış açısı konusunda bilgilendirilmelidir.
Kaynaklar
Marcum, D. (2004). İşGüdü. (Osman Deniztekin, Çev.) İstanbul, Türkiye: Varlık Yayınları.
28 Nisan 2016 - İstanbul
