Başlarken...
Benim açımdan zaman yönetimi, zamanın yerine konulması mümkün olmaması hasebiyle, hedeflere giden yolda, belirlenen önceliklere göre her bir günü verimli yaşayabilmektir. Anı yaşamak değil anı yakalamaktır. Buna dar anlamada iş hayatı için değil, geniş anlamda hayatın her alanına uygulanması olarak bakıyorum.
İş hayatı ve aile hayatını birbirinden ayırmak önemlidir. Pilin şarja ihtiyacı olduğu örneğinden hareketle, insanlar çalışmaya ihtiyaçları olduğu kadar rahatlamaya ve kendilerini motive edecek konular ile meşgul olmaya da ihtiyaç duyarlar. Bu yüzden zamanı iyi yönettiğimiz takdirde ailemiz ve hobilerimiz ile de daha çok zaman geçirme imkânı yakalayabiliriz.
Hz. Ali’nin “Vakitlerle yakutlar elde edilir; fakat yakutlarla vakitler elde edilemez.” sözünden hareketle, zamanımızı verimli geçirmeli ve boşa akan akarsuları birleştirip verimli bir nehir haline getirmeliyiz. Aksi halde rüzgârın karşısındaki yaprak misali savrulup dururuz.
Bu yazımda size kişisel zaman yönetimi ile alakalı deneyimlerimi aktaracağım…
Kişisel Zaman Yönetimi
Büyük balığın küçük balığı değil, hızlı balığın yavaş balığı yediği ve sosyal medya ve benzeri zaman hırsızlarının arttığı günümüzde, Zaman Yönetimi ‘nin önemi büyük. Bu konu ile alakalı okuduklarımdan ve izlediklerimden hiçbiri aşağıdaki videodaki gibi suratıma tokadı indirmedi (“Okuduğunuz kitap bir yumruk gibi bizi uyarmıyorsa ne işe yarar?” -Franz Kafka-).
“Mükemmel günün ne olurdu?”
Lütfen zamanınızı ayırıp, Zaman Yönetimi ile alakalı aşağıdaki videoyu izleyin ve sonrasında yazımı okumaya devam edin lütfen.
(Not: Hayatınızın yönü hakkında bir arayıştaysanız Brendon Burchard çok yardımcı olabilir.)
Bu videodan sonra, benim için mükemmel günün, hedeflerim doğrultusunda seçtiğim konularda, günde 6 saat kendimi geliştirmek olduğuna kanaat getirdim (Spor yapmak, kitap okumak, bir proje üzerinde çalışmak, ibadet etmek, vb.).
Tabi burada ikinci bir problem ortaya çıktı; Peki ben bunu nasıl takip ve hesap edeceğim? (“Ölçmediğini yönetemezsin.” -Edwards Deming-) Birkaç program denemesinden sonra, Zaman Yönetimi için SwipeTimes programının en iyi seçenek olduğuna karar verdim ve onunla devam ettim.
Program gayet basit. Özellikle Android kullanıcıları için Widget imkânı sayesinde çok daha rahat bir kullanıma sahip. Ana ekrandaki Widget üzerinden, evvelden belirlediğiniz aktiviteleri seçiyorsunuz ve zaman sayacı sıfırlanarak tekrardan saymaya başlıyor. Raporlama, dışa aktarma, yedekleme ve etiket gibi güzel ve yararlı özellikleri sayesinde sorunsuz bir şekilde 1 yıla yakın bir süredir kullanıyorum ve artık alışkanlık oldu.
Tabi uzun yıllar maliyet kontrolde çalışmış olmam ve veri tabanı/analiz programlarına olan merakım beni bir adım öteye götürdü; Bu güzel verileri bilgiye çevirmek. Bu amaçla, zaten meraklısı olduğum Microsoft Power BI programını kullandım. Ama aynı raporlar Excel ‘de de rahatlıkla çıkartılabilir, benimkisi özel merak.
Şimdi biraz derine inelim…
Rapor 3 bölümden oluşuyor; Özet Rapor, Detaylar ve Verimlilik zinciri
1- Özet Rapor
2- Detaylar
3- Verimlilik Zinciri
Yukarıda anlattıklarım ve rapora bakınca, bu konuya gün içinde önemli miktarda zamanımı ayırdığım zannedilebilir. Durum öyle değil. Gün içerisinde toplamda ortalama 35 aktivite oluyor yani 35 kez Widget ‘ten seçim yapıyorum. Bu rakam, telefonu gün içerisinde açıp kapadığımız sayının sanırım 3/1 ‘idir.
Ayrıca, birkaç akşamda bir de gidişatı görmek için dışa aktarım yaparak raporu çekiyorum. Power BI Programı tamamen otomatik olduğundan dolayı sadece “Güncelle” tuşuna basmam yetiyor. Dışa aktarım yapmaktan, rapora bakıp, yorumlayıp, kapatana kadar geçen süre ise yaklaşık 5-10 dakika civarı. Bunu her gün yaptığımı düşünelim, Facebook ‘a bir kere bakmaktan daha az süre alıyor. Ki sanırım gün içinde defalarca bakıyoruz.
SwipeTimes Programının kendi içinde de istatistiki veriler olmasına rağmen, daha özet ve yönlendirici bilgi almak için Power BI ‘da hazırladığım bu rapora ihtiyacım vardı.
Peki, bu kadar uğraşının kazandırdığı nedir? Bu sayede zaman hırsızlarının farkına vardım ve günümü daha verimli geçirmeye başladım. Hedefim günde 6 saat çalışmak olunca ve buna yaklaşmaya başladıkça bir şeyler ürettiğimi fark ettim; Okuduğum kitaplar bitmeye başladı, İngilizcem gelişmeye başladı, sporda nefesim açılmaya başladı, vb. Bu şekilde ilerledikçe eninde sonunda etrafımda bir şeylerin değiştiğini gördüm (Hedefler çoğu zaman onlara ulaşmanız için değil, size yol göstermeleri için vardır. -Bruce Lee-).
Rapor 3 ana başlık ve aktiviteler üzerine oturuyor (Veri tabanı alışkanlığımdan dolayı program tamamen İngilizce);
1- Improvement
ALES – Matematik
ALES – Türkçe
AOF
Blog
Driving
edX
English 1) Reading
English 2) Listening
English 3) Speaking
English 4) Writing
English Study
Pers Dev – 1) General
Pers Dev – 2) Maritial Arts
Photography
Power BI
Purchase
Reading
Religion
SCM
Sport – 1) General
Sport – 2) Walking & Running
Sport – 3) Weight Training
Sport – 4) Boxing
Sport – 5) Maritial Arts
2- Work
Break
Driving
Eating
Meeting
Transport
Project – x1
Project – x2…
3- Relax
Comm
Eating
Guest
Hobbies
Meeting w Family
Meeting w Others
Personal Care
Sleeping
4- Waste
Others
Transportation
Gün içerisinde ne yapıyorsam, tavizsiz bir şekilde yukarıdaki listeden seçiyorum.
Rapordaki bölümlerin üzerinden geçersek;
Achievements (Kazanımlar)
Burası hasat alanı. Bilgi güzeldir ama aynı zamanda güzellik aldatıcıdır da. Bu sebeple rakamlara aldanmadan sonuçların da takip edilmesi çok önemli.
Planlamada bir kural vardır, takip edebildiğin kadar detaya inersin. Ben de o sebeple takip edebildiğim kadar detaya indim.
Work-Life Balance (İş ve Özel Hayat Dengesi)
Özellikle son zamanlarda hakkında epey araştırma yapılan ve gün geçtikçe daha çok farkına varılan bir başlıktır İş-Özel Hayat Dengesi.
İş ve Özel hayatımız aslında birbirinin besleyicisi konumunda. Yani birinin oranı artarsa diğerinin performansı düşer. Kas örneğinden yola çıkarsak; Egzersiz ve dinlenmede doğru bir dengeyi bulursanız, sağlıklı bir gelişim gösterirsiniz. Ama bunlardan birini limitlerin üzerine çıkarırsanız hem ağrılar artar hem de gelişim yavaşlar.
Her ne kadar yöneticiler tarafından yanlış algılansa da, yukarıda verdiğim sebepten dolayı iş-özel hayat dengesi elzemdir. Hem iş hem özel hayatımızın belirli bir dengede olması her ikisinde de başarıyı getirecektir, bu bir döngüdür.
Grafiğe gelirsek; Formüle boşa geçen zamanı dahil etmememin sebebi, bunun Kişisel Gelişim, İş veya Dinlenme kısımlarından da kaynaklanabileceğidir. Grafik, bana hedefimin neresinde olduğumu göstermesi açısından önemli.
Long Term Trend (Uzun vadeli eğilim)
Ay bazında ana başlıkların dağılımını gösteren bu grafik, büyük resmi göstererek ay bazındaki eğilimi göstermesi açısından yararlı oluyor.
Ideal & Perfect Days per Month (Ay bazında İdeal ve Mükemmel gün sayıları)
Gün içerisinde sırası ile iki hedefim var. İlki minimum 4 saat hedefi ki bunun bir zincir misali kırılmaması gerekiyor ve nihayetinde ritmik bir ilerlemeyi sağlıyor. Bir sonraki hedefim olan 6 saat hedefim ise yukarıdaki “Mükemmel gün” hedefini güdüyor.
10K Hours Rule Status (10bin Saat Kuralı Durumu)
Malcolm Gladwell ‘in “Outliers” adlı kitabında belirttiği “10bin Saat Kuralı” (her ne kadar çeşitli eleştiriler olsa da) epey ilgimi çekmişti. Yaptığı çeşitli araştırmalar sonucunda vardığı kanı, herhangi bir konuda, bilinçli olarak 10bin saat pratik yapıldığı takdirde o konuda uzmanlaşmış olunacağı (Kitap ile alakalı özet yazı; https://www.wisdomgroup.com/blog/10000-hours-of-practice/ ).
Ben de bu amaçla, durumumu ölçmek için böyle bir liste oluşturdum.
Productivity Chain (Verimlilik Zinciri)
Devamlılık, gelişimin en önemli sacayağıdır ve bir zincir gibi kesintisiz olması gerekir. Yaklaşık 2 yıl evvel Barış Özcan ‘nın Zinciri Kırma başlıklı videosunda bunun farkına vardım. Barış Özcan burada, hedeflenen yolda her gün sabırla küçük te olsa bir gelişim gösterildiği takdirde, başarının mutlaka geleceğini belirtmenin yanında bunun nasıl yapılabileceğini de örnekleri ile gösteriyor.
Bu amaca yönelik olarak oluşturduğum aşağıdaki grafikten, istikrarımın takibini yapıyorum.
Improvement Hours per Weekday (Haftanın günleri bazında gelişim saatleri)
Gelişim aktivitelerinin haftanın günlerine olan dağılımını gördüğüm bu grafik, takip ettiğim bir grafik değil ama eğilimi görmem açısından güzel olduğu için listeme dâhil ettim.
Hour Band Overall (Gün içindeki saat aralıkları dağılımı)
Bu grafikte ise günün saat aralıklarına göre konu başlıklarının dağılımını görüyorum. Bu da yine takip ettiğim bir grafik olmamasına rağmen, eğilimi görmek için listeme dâhil ettim.
Bitirirken
Rakamlar, Grafikler, Raporlar… Bunların tümü bir ahenk içerisinde, hedefe giden yolda stratejinin bir yansıması olmalı. Her bir grafik amaca hizmet etmeli ve o olmadan hedefi göremememiz gerekir. Eksik bilgi yanlış karar vermeye yol açabileceği gibi, gereksiz bilgi de kafa karıştırır ve odaklanmayı zorlaştırır.
İlgili makalelerim
KPI - Key Performance Indicators / Kilit Performans Göstergeleri
Kişisel Zaman Yönetimi Raporu / Personal Time Management Report
Tedarikçi Portföyü Analizi / Supplier Portfolio Analysis
5 Ocak 2019 - Nizhnekamsk / Rusya
