Değerli evraklar
Alım süresince tedarikçilerden çeşitli evraklar temin edilmektedir. Bunların bir kısmı muhasebe birimine teslim edilmekte (İrsaliye, orijinal fatura, vb.), bir kısmı da satınalma birimi tarafından arşivlenmektedir (Sertifika, kullanma kılavuzu, vb.).
Değerli evrakların türlerine göre (Kullanma kılavuzu, uygunluk, MSDS, sağlığa uygunluk, vb.) ERP sistemine, tanımı ve tarihleri (Sertifika tarihi, son kullanma tarihi, vb.) ile taranarak konması durumunda, sertifika tarihi bitmiş malzemeler için harekete geçilebilir.
Kurumsal hafıza
Çeşitli projelerde ve/veya birimlerde edinilen tecrübelerin, firma geneline yayılması gerekiyor. Aşağıdaki örnek, konunun daha net anlaşılmasına yardımcı olacaktır;
“Pocket PC devrinde internetteki linklerden indirilen programlar, telefonlara dışarıdan kurulurdu ve bu çok zahmetli oluyordu. İlave olarak, uygulamaların yeni sürümleri çıktığında, hem takip etmek, hem de aynı işlemleri her seferinde tekrarlamak gerekiyordu.
Apple firması Laptop ‘larda kazandığı tecrübe ve bilgi seviyesi sayesinde iPhone ve iPad modellerini üretti. Ve AppStore uygulamasını da ilk olarak iPhone modellerinde geliştirdi. Apple firması, Pocket PC devrindeki söz konusu uygulama kurulum ve güncelleme sorununu, AppStore uygulaması ile çözdü ve sektörde büyük bir çığır açtı. Sonrasında bunu aynı altyapıya sahip iPad modellerine de uyguladı. Bu ve bunun gibi birçok uygulama, sadece iOS işletim sistemlerinde mevcuttu.
Ama ürettiği bu iOS işletim sistemine sahip modellerdeki yeni gelişmeleri Laptop ‘larına aktarmamıştı. Bunu fark ederek yine sektörde çığır açan MacOs içerisinde AppStore uygulamasını geliştirdi. Yani tecrübeyi, kurum içerisinde bir döngü haline getirdi.
Sonuç olarak kurumsal hafızayı tüm birimlere yaymış oldu. Bu da firmaya birçok artı değer sağladı.”
Bu örnekten yola çıkılarak, kurumsal hafıza bileşik kaplar misali firma geneline yayılmalıdır. Sahip olunan tecrübeler gizli kalmayıp kurum içerisinde dolaşımda olmalı. Tecrübe döngüsünün koordinasyonunda başat oynayacak grup merkez kalite kontrol grubu olmalıdır.
Proje içi ve projeler arası birimlerin çapraz eğitimleri
Projelerdeki tüm birimlerin (ve mümkünse merkez birimlerin) firma içi sunumlar şeklinde (veya farklı şekillerde) karşılıklı eğitimler almaları, birbirleri arasındaki iletişimleri geliştirmeleri açısından çok yararlı olacaktır. Bu sayede her birim, bir diğerinin sorunlarını daha iyi anlayarak empati kurabilecek, ve zincirleme sorunların önüne geçilebilecektir.
Sorunu önlemek, gerçekleştikten sonra çözmekten daha kolay ve az maliyetlidir.
Bunun bir adım öteye götürülerek projeler arası da aynı anlayışa göre çapraz eğitimler verilmesi sayesinde, örnek uygulamalar sayısı ve seviyesi artacaktır.
Sektördeki fuarlara katılım
Sektördeki yeniliklerin takibi, hâlihazırda çalışılan tedarikçilerin sektördeki yerlerinin görülmesi ve yeni tedarikçilerin araştırılması, satınalma biriminin gelişimi için hayati önem taşımaktadır.
Bu sebeple, satınalma birimi çalışanlarının, sektörde belirli aralıklarla ve farklı şehirlerde gerçekleştirilen fuar organizasyonlarına katılımı önemlidir.
Söz konusu fuar organizasyonları aynı zamanda tedarikçi rehberinin gelişime de önemli katkı sağlayacaktır.
3 Mayıs 2016 - İstanbul
