Teknoloji geliştikçe ürünlerin çeşitliliği ve akış hızları da artıyor. Her geçen gün, her bir ürün grubuna yüzlerce yenisi katılıyor.
Artan ürün çeşidi, miktarı ve akış hızı sebepleri ile artık malzeme kodu kullanımı lüks veya külfet olarak adlandırılmamalıdır. Malzeme akış faaliyetlerinin sistematik bir şekilde takibi için, sınıflandırma ve kodlama kaçınılmazdır. Bu sistematik faaliyet sayesinde işleyiş rahatlamaktadır (Nikam). Malzeme kodu aynı zamanda malzeme tanımlaması olarak ta adlandırılabilir (RAO).
Kurum içerisinde genel bir ortak ana kod yapısının oluşturulması ve alt detaylarının ise projelere bırakılması (Örneğin; “Matkap ucu” merkez tarafından, ebatları ise proje tarafından belirlenir) anlayışı ile ERP sistemindeki hizmet alımları dâhil tüm girişlerin kod sistemi ile yapılması herkesin yararına olacaktır.
Bu kod yapısının sadece merkez eli ile değil de, tüm projelerin öngörüsünü ve tecrübesini katarak hazırlanması daha doğru olacaktır. Bu şekilde projelerdeki ekiplerin, kendilerinden bir parça bularak, hem isteyerek geliştirmeleri hem de sahiplenmeleri sağlanabilir. Çalışanların konuyu sahiplenmeleri, başarı için olmazsa olmazdır.
Malzeme kodu yapısı, BT uzmanlarının, evvelki alımların tanımlarını filtrelemesi sonucu çıkan liste üzerinden, bir filtre liste çıkarması şeklinde değil de, birebir bu işin içindeki insanların (Satınalmacı, ambarcı, sipariş verenler, vd.) eli ile hazırlanması gerekmektedir. Sadece Malzeme Kodu Listesi 'nin hazırlanması değil, listenin kırılımlarının hangi mantık ile hazırlanacağı da önemlidir. Dünyadaki benzer örneklerin araştırılması da çok yararlı olacaktır.
Malzeme kodlamanın amaçlarından birkaçı (Nikam);
Benzer malzemeleri tek bir grup altında sıralamak (Örneğin: Tüm U Profil ‘lerin aynı çatı altında sıralanması),
Mükerrerlik ve karışıklığın önüne geçmek,
Tanım farklılıklarını gidermek (Aynı malzemeye birden fazla isim konulması. Örneğin: Düz demir = Kangal demir).
Malzeme kodlarının sahip olmaları gereken bazı özellikler (Nikam);
Sade olmalıdır,
Benzersiz (unique) olmalıdır,
Kısa, öz ve diğer benzer malzemeler ile uyumlu olmalıdır,
İleriye dönük ek ihtiyaçlara göre esnek olmalıdır (Örneğin: Özel boru çapları),
Kodlar mümkün olduğunca anlaşılabilir olmalı ki kitapçık gerekmesin.
Malzeme kod sistemi ile çalışılması durumunda sağlayacağı bazı artı değerler;
Birimler arası, aynı malzeme için farklı ifadelerin önüne geçilerek, yanlış anlaşılmalar sonucu yanlış mal alımları engellenebilir,
Malzeme birim fiyatlarına hızlı ve doğru şekilde ulaşılabilir,
Satınalma ve lojistik birimleri kendi kendilerini çok daha hızlı, kolay ve doğru şekilde kontrol edebilir,
Lojistik birimi bu sayede malzemeleri rahatlıkla gruplayabilir ve istediği bilgiye hızlıca ulaşabilir,
Mükerrer tanımların önüne geçilmesi sayesinde, aynı malzemenin farklı yerlerde stoklanması sonucu oluşacak farkındalık zafiyeti engellenebilir,
Sınıflandırma sayesinde raporlar daha anlaşılabilir olur,
Malzeme tanımları konusunda detay bilgisi olmayan birimler (Maliyet kontrol, planlama, teklif hazırlama, vd.) istedikleri bilgileri daha rahat ve hızlı filtreleyebilir,
Teklif hazırlama birimi bu sayede hem güncel fiyatlara hızlı ve doğru şekilde ulaşabilir hem de dönemsel fiyat değişikliklerini rahatlıkla görebilir,
Proje içi ve projeler arası fiyat karşılaştırmaları çok rahat yapılabilir,
Grup içi ve dışındaki kişiler ile görüşürken aynı malzemeden konuşulduğuna emin olunabilir,
Sayım ve tasnif emekleri azalabilir.
Ayrıca, malzeme fotoğraflarının ERP sistemine eklenmesi, sipariş verenlerin ne sipariş ettiklerini, fiyat kontrolü yapanların da neyi kontrol ettiklerini görmeleri ve bilmeleri açısından çok yararlı olacaktır.
Aşağıda, bu doğrultuda düzenlenmiş malzeme kod yapısı görülebilir;
Malzeme kodu yapısı örneği;
Kodların daha rahat ayırt edilebilmesi için renklendirme yapılması yararlı olacaktır (Nikam).
Malzeme Kodu girişlerindeki hataları en aza indirmek için, kodlar ComboBox ‘lar (Aşağı kayar kutucuk) aracılığı ile oluşturulmalıdır.
ComboBox (Aşağı kayar kutucuk) örneği;
Yukarıdaki yapıya göre örnek malzeme kodları;
------
Malzeme kodu birçok harf ve rakamdan oluştuğundan ve diğer kodlar ile birbirine çok yakın olabileceğinden dolayı, giriş yapılırken hata yapılması muhtemeldir. Bunun engellenmesi için, konteyner numaralandırma sistemindeki gibi son haneye bir kontrol kodu girilebilir. Ve bu sayede girilen kodun doğru olup olmadığı kontrol edilmiş olur (https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_6346). ↑
Kaynaklar
Nikam, D. (n.d.). Coding in material management. Retrieved from slideshare.net/: https://www.slideshare.net/dineshnikam180/coding-46939313
RAO, S. R. (n.d.). Codification in Materials Management. Retrieved from Cite.co: https://www.citeman.com/4466-codification-in-materials-management.htm
28 Nisan 2016 - İstanbul
